目 录
总述………………………………………………………………………P4
一、会计信息系统内部控制 ………………………………………….P4
二、电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响…………P4
(一)内部控制形式的变化……………………………………………P5
(二)存储介质的变化…………………………………………………P5
(三)内部控制的范围变化……………………………………………P5
(四)交易授权的变化…………………………………………………P6
(五)财务网络化带来的新问题………………………………………P6
三、电算化会计信息系统环境下的内部控制存在的问题……………P6
(一)数据的安全性差………………………………………………P7
(二)差错的反复性和严重性………………………………………P7
(三)管理和监督的有效性差………………………………………P8
四、建立和完善电算化会计信息系统环境下的内部控制…………….P8
(一)系统开发和维护控制……………………………… ………… P9
(二)电算化会计信息系统的安全控制………………………………P9
(三)电算化会计信息系统的人员职能控制………………………P11
(四)电算化会计信息系统的操作控制……………………………P11
(五)电算化会计信息系统的内部审计 ……………………………P13
[摘 要]在分析会计电算化对内部控制的影响的基础上,探讨了电算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题,以确保企业在实行会计电算化后,系统能够正常、安全、有效地运行。
[关键词]会计电算化；会计信息系统；建立、完善内部控制
总述
在飞速发展的信息社会中,计算机的运用已渗透到各个领域。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它是一个用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时代发展的要求。内部控制是组织为保护其资产安全、保证信息的完整和正确、促进经营管理政策得以有效实施、提高经营效率、控制经营风险、防止舞弊行为发生进而实现组织目标的一项重要的管理制度与方法。近年来,我国十分重视对内部控制的研究,并发布了一系列规范和指导意见,促进了企事业单位内部控制的建立和完善。随着ＩＴ技术特别是网络技术的发展和应用,电算化会计信息系统进一步向深层次发展,这些变革无疑给企业带来了巨大的效益,但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。
一、会计信息系统内部控制
由于会计工作组织或业务实施等方面的原因,导致会计信息失真、不合理、不合法等一系列的控制问题。各级管理部门为了保护国家和企业的财产完整与安全,确保会计及其他数据的可靠,保证国家及企业的各项方针政策的贯彻与执行,为提高经济效益所采取的一切制度、方法措施和管理程序,均属于会计内部控制的范畴。任何一家企业、事业单位或其他经济组织,不论其规模大小和业务性质,也不论其采取何种会计工作组织程序和信息处理方式,在其会计业务处理系统中,总是不同程度、不同方面地存在着一定的系统内部控制问题。企业的会计信息系统内部控制问题是企业整个管理体系中的重要组成部分。
二、电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响
从传统的手工会计到会计电算化系统,系统内部控制的基本要求和目标没有变,仍然是保证资产的安全性、数据^论文的准确性和可靠性,提高经营效率,以及保证管理方针的实现;会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法也没有变。但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点[2]。
（一）内部控制形式的变化
原手工操作环境下的一些内部控制措施在电算化后不再有必要存在。如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查、总账和明细账的核对。还有一些手工操作下的内部控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验、余额发生额平衡检查。在电算化环境下,除了人这个执行控制的主体外,许多内部控制方法主要通过会计软件来实现。因此,计算机系统的内部控制也由单一人工控制转为人工和程序共同控制。由于电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点,电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们的依赖性以及程序运动的重复性,使得失效控制长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。
（二）存储介质的变化
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,很容易找出修改的线索和痕迹,这是传统纸质原件的一个基本特征。但是,电算化系统下,原来纸质的会计数据被直接记录到磁盘或光盘上,很容易被删除或篡改,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”。另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此,如何使磁性介质上的数据安全可靠、防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。
（三）内部控制的范围变化
传统的内部控制主要针对交易处理。计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施。由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等,以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。
（四）交易授权的变化
授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,一项经济业务的每个环节都要经过某些拥有相应权限的人员的签章,自然形成了层层复核、道道把关的严格的审核复查机制。但在电算化会计信息系统中,大部分处理由计算机完成,审查、复核等控制被削弱甚至取消了。
（五）财务网络化带来的新问题
近年来,随着计算机技术和网络通讯技术的发展,网络化会计信息系统日趋普及。网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足,使电算化会计系统的内部控制更加完善,同时也带来了新问题。目前财务软件的网络功能主要包括远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而加大了会计系统安全控制的难度。
从以上分析可以看出,会计电算化使系统内部控制体系出现了一系列变化,计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制,控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。就目前我国会计电算化的应用现状来看,大部分还停留在一般应用水平上,人们对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足。因此,强化内控管理、提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。
三、电算化会计信息系统环境下的内部控制存在的问题
在电算化会计信息系统环境下，有形记录较手工会计系统大为减少，账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上，不像手工会计系统那样直观，特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹，而在计算机内部，会计数据无论是形态还是结构却发生了变化，这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁，一旦出现舞弊行为，后果将是严重的和难以发现的。目前，在会计工作实践中，电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下3个方面。
（一）数据的安全性差
手工会计系统中数据的处理和储存都分散于各个不同的部门和人员，而电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化，因此给数据安全带来了一定的威胁。例如，电算化系统都有必要的财务分工功能，每个操作员都设置有自己的口令和不同的工作权限，并且每个操作员都应保守自己的口令秘密。但是在电算化实践中，还存在着：
1、一部分单位虽然设置有不同的财务分工，却往往是一个操作员身兼数职，可以以不同的身份进入系统进行不同的操作，这样，财务分工的控制就名存实亡。
2、未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件，造成会计机密数据被泄漏。
3、会计数据文件大量地保存在磁性材料中，一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件，就可能使全部数据丢失和毁损；同时磁性材料对外界环境的要求比较高，要防火、防水、防磁和防尘，对环境温度也有一定要求，因此增加了数据的脆弱性。如果不加强电算化会计信息系统数据安全方面的控制，数据丢失和毁损的可能性就会大大增加，并造成财务软件的程序控制失效。为了保证会计信息的安全性、可靠性，财政部曾制定了相关的规则，对财务软件必须具有的安全性做了一些具体规定和指导意见。
（二）差错的反复性和严重性
手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工，一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。所以，一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大，发生重大差错的可能性也不大。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错。正如信息处理中的一句名言：“垃圾进，垃圾出”，也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得出现差错的危险性增大，因此，电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。
（三）管理和监督的有效性差
根据财政部的有关规定，以计算机代替手工记账的单位必须达到一定条件，并且需要经有关财政部门或上级主管部门的审批；运用互联网输出、输入或处理数据，还需要到公安部门登记注册。但是，实际上部分单位未经审批就直接采用计算机代替手工记账；更为严重的是，有些单位未能满足相关条件就正式使用计算机代替手工记账。例如，计算机和手工并行三个月且取得与手工相一致的结果是审批的必要条件之一，有些单位未完成这一环节、也未经审批，就直接实施了会计电算化。计算机代替手工记账的单位必须建立完善的电算化管理制度，有些单位虽然建立了内部管理制度，但徒有虚名并没有切实执行。例如，按职权分离原则，系统开发人员不应直接接触或者正式操作电算化会计系统，凭证的输入和复核人员必须由不同的人员执行，但有些单位系统开发人员则可以随时接触会计核算系统，甚至顶班操作；也有一些单位由同一个人按照不同的姓名口令进入系统去完成凭证输入和复核两项不兼容的工作。
随着电子技术的飞速发展和电算化会计信息系统的普及运用,内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法。而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计信息系统的内部控制制度得以不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。
