一、销售管理子系统的构建设想
二、销售管理子系统的作用及主要数据流程
三、销售管理系统的广泛应用
四、综述
内 容 摘 要
本文阐述了企业销售管理子系统的构建设想、所具备的功能、应设置的模块等问题。讨论了销售管理子系统在企业运营过程中所起到的重要作用，它是企业信息化的重要组成部分，是指导企业生产经营活动顺利进行，提高企业的客户服务水平的重要保障。使企业的市场适应能力加强，始终能在竞争中保持优势地位。
销售管理子系统的探讨
销售部门在企业的供需链中处于市场与企业的供应接口位置，主要职能是为客户与最终用户提供产品及服务，从而实现企业的资金转化并获取利润，为企业提供生存与发展的动力源泉，并由此实现企业的社会价值。企业必须加强销售管理，进行市场预测，及时掌握销售情况，促进企业按市场需求组织生产和销售工作，努力降低销售成本，提高经济效益。销售情况是企业“进、销、存”系统的重要数据来源，以往的办法是通过手工方式把销售单据录入到“进、销、存”系统中。纵观当前国内大多数中小企业的销售运作现状，不难看出存在着信息传输效率低，可靠、安全、保密性差，缺少全系统统一的数据^^文档和规范的商务文件运行手段（拟稿、审核、执行记录、存档以及统计分析等），许多信息分散随意存放，缺少一致性、易于丢失、不易重复使用。在中国正式宣告加入WTO后，中国将成为亚太地区制造业中心，全球众多制造业巨头都在等待争夺中国这个大市场。外资的大量涌入，给本土的企业带来相当的冲击，但同时带来前所未有的发展机遇。中国企业家们与社会企业各界理论工作者都同时认识到，中国企业首先必须在管理上缩短与国外企业的差距。企业资源计划（Enterprise Resource Planning，简称ERP）体现了当今世界上最先进的企业管理理论，并提供了企业信息化集成的最佳方案。它将企业的物流、资金流统一起来进行管理，对企业所拥有的人力、资金、材料、设备、方法（生产技术）、信息和时间等各项资源进行综合平衡和充分考虑，最大限度地利用企业的现有资源取得更大的经济效益，科学、有效地管理企业人、财、物、产、供、销等各项具体工作。而销售管理子系统是ERP系统的核心组成部分，其目标就是对企业从产成品入库、卖出收回货款到计算出利润为止的全部过程进行核算与管理，为企业决策层提供基础数据。基于此，企业就必须将建立起集销售预测、计划、核算、监督、控制、分析和辅助决策等功能于一体的销售管理子系统作为企业在实施信息化的过程中核心工作，以辅助企业对销售进行有效管理。销售管理子系统的广泛应用极大地推动企业销售由粗放式向精细化发展，引导企业从感性经营向理性经营的转变。以下就销售管理子系统作以深度探讨。
一、销售管理子系统的构建设想
1．销售管理子系统的目标
（1）产成品的核算与管理。是指对库存产品的收入、发出和结存的核算和管理。保证销售产品的正常运出，防止出现库存积压和供不应求情况的发生。
（2）销售的核算与管理。根据与客户签订的销售合同，按时将产品发售给客户，并及时收回货款，提供未收款项的有关信息，防止货款拖欠，保证资金的正常运转。
（3）利润的核算与管理。准确计算并按时交纳税金，正确反映和监督企业盈亏情况，促使企业节约销售费用，降低产品成本。
2．销售管理子系统所具备的功能：
（1）动态地反映客户的信誉程度、欠款状况、产品需求情况。销售子系统应对客户的信用情况和偿债能力进行科学的系统分析，为制定销售政策提供依据。
（2）加强对销售市场信息的管理、及时、准确地掌握销售情况，以便进行市场预测。销售子系统应提供大量的销售信息，为确定销售计划提供依据；反映和监督销售计划和销售合同的执行情况，促进企业按预定的销售战略完成销售计划，保证企业正常生产经营所需的周转资金。
（3）为了确保销售计划的实现，应通过各种媒体将产品信息传递给客户，争取更大的客户群。将客户发出的订购进行加工整理，及时反映销售订货情况，以便组织生产。还要根据订货需求，保质保量按时发货，考核销售订货的执行情况。
（4）为了使企业提高企业盈利水平，降低企业经营风险。销售子系统应反映和监督产品的销售收入，销售税金及附加，销售成本，销售费用，销售利润的完成情况，促使企业加强对销售货款的管理，加速资金周转，降低销售费用。
（5）通过销售管理子系统对应收账款业务进行的日常核算，反映资金的流动情况，监督各赊销业务的货款回收情况，正确反映企业间的债权债务关系，并为考核销售工作业绩提供准确^^文档。
（6）通过销售计划、销售合同、销售发货、销售开票、销售回款等环节的处理，销售管理子系统能够及时、准确、动态、系统地反映销售的全过程，并能提供方便灵活的统计分析功能，以便为销售政策的制定和销售决策提供可靠的数据。
3．销售管理子系统应设置的模块：
（1）基础设置管理：
建立客户档案，实行网络管理。
客户档案包括：客户的基本情况、负责人情况、经营状况、经营规模、需求情况、信用程度等信息（客户档案^^文档可以根据用户的需要自行建立）。能动态的反映每一个客户的信用情况，偿债能力和欠款状况，实现销售合同管理与货款催收工作，为企业的销售决策提供信息。
部门、业务人员档案：输入部门、业务人员^^文档、建立部门、业务人员档案，以便分析考核部门、业务人员的销售工作业绩。
产品价格管理：输入产品价格表，反映销售产品的编码、名称、规格型号、计量单位、各种价格情况，以便为销售核算和实施不同的价格政策提供依据。
销售类型：为了便于对销售业务数据的统计分析，用户可以根据自身的业务实际情况自行定义。本功能完成以销售类型的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、删除、查询、打印销售类型。
结算方式：用以定义销售业务所涉及的各种结算方式，以便按不同对结算方式统计销售业务。如现金结算、支票结算等。该功能设置增加、删除、查询、打印结算方式。
（2）销售计划
通过编制各年度不同月份的各地区、部门、业务员、产品销售计划，为销售任务的实施和考核销售执行情况提供依据。根据各期实际销售收入和计划销售收入进行比较分析各地区、部门、业务员、产品销售计划执行情况
（3）销售订货
销售订货是以确定购销双方确认客户所需商品的单据，销售订单是销售合同或协议的载体，是销售发货的日期，品种规格，数量，价格，返利幅度等事项的依据。根据销售订单便于组织生产和货源。本模块包括：销售订单的增加，删除，查询，打印，审核，特殊销售订单的审批，以及按订单，客户，部门，业务员，商品输出销售订货的执行情况。
（4）销售发货
销售发货单是由销售部门根据销售订单开出的，用以作为仓库出库的根据。销售退货单是由销售部门根据红字销售发票开出的，作为退货的根据。分别设置增加、修改、删除、审核、打印输出等功能。以及分别按时销售发货的各项业务要素组合条件输出销售发货明细表和汇总表。
（5）销售开票
销售开票是销售业务的重要环节，主要是销售发票的开出，销售收入的确认。销售发票分为销售增值税发票和销售普通发票，根据不同的发票设计相应的格式，予以增加、修改，删除、打印、输出、审核、作废，并能对商品的调价、调货、换货、以红字销售发票进行相应的处理。同时也可根据销售发票文件中的数据，按销售发票的种类、发票号、客户、业务员、商品输出销售发票清单。
（6）销售回款
销售回款是销售业务最终的体现，也是销售最后一个环节。通过对销售回款的增加、修改、查询、删除、打印、审核等项业务的处理。一方面取得销售货款，另一方面可以冲销应收账款。以及按客户、订单、商品、统计销售回款情况，以销售回款明细表的形式予以反映。
（7）销售账表
根据销售订单、销售发货、销售开票、销售回款等方面的数据，按客户分别反映应收账款情况以及销售部门和业务员商品托收台帐予以反映，以便考核客户购买商品情况以及销售部门和业务人员的工作业绩。同时通过销售表统计功能，可完成按开票日报表统计功能，可完成按开票日期、发票号、销售类型、订单号、客户、业务员、商品等方面进行统计分析。针对各种产品销售实现情况，可以反映一定时期产品的销售利润。
（8）销售统计分析
销售需求趋势分析：反映在一定时期内的各部门、业务员所负责的客户和地区商品的发货数量、发货金额、开票数量、回款数量、回款金额、分析客户对商品的需求趋势，并以各种分析图的形式加以反映。
销售购买力分析：按客户、地区、某时间代面对的商品发货、开票、回款情况进行分析，通过客户回款情况分析购买能力，以及客户的信用情况，并可以通过分析图的形式予以反映。
销售业绩考核分析：根据销售员的销售和回款情况，以及各时期的奖惩情况进行销售员业务等级评定，考核其工作业绩。
销售成本费用统计分析：按销售成本费用明细项目统计分析各项目的计划数、当月数、同期数、对比数、占收入比例。
收款统计分析：每月按客户对应收账款进行统计分析，反映各年初余额、期初余额、期末余额、本期增加额、本期减少额、信用等级等信息。
4．销售管理子系统功能的强化
销售子系统除了定义账务处理程序之外，还必须定义某些控制程度，直接利用系统生成的会计信息对生产经营进行控制、管理。
财务管理功能，即利用会计信息加强对企业应收账款、应付账款、货币资金等流动资金的管理。如对应收账款的管理，除记录往来信息外，还对客户历史付款情况进行分析、评价，形成资信等级记录。销售系统接受客户订单时，可自动根据资信记录，决定可能给与的信用政策。
业务管理功能，即利用会计信息对采购、生产、销售等业务活动进行控制，如系统内定义了存货警戒线程序，随时接收其他业务系统传递的库存情况，生产计划等住处在存货数量接近警戒线时，及时向采购系统发出采购指令，以尽可能少的资本占用保证稳定供给量。
二、销售管理子系统的作用及主要数据流程
对于ERP系统包括销售管理、主生产计划、物料需求计划、能力需求计划、采购管理、库存管理等系统。各子系统担负着不同的任务，起着不同的作用，而销售管理子系统与其它子系统紧密的联系在一起进行数据传递，是一个关键且比较复杂的子系统。通过这个子系统提供的数据可以了解企业的经营成果，销售状况等。其提供的销售预测、销售计划和销售合同（订单）是主生产计划的需求来源。帮助企业的销售人员完成客户档案及信用管理、产品销售价格管理、销售订单（合同）管理、销售提货、服务管理及发票管理等一系列销售事务。为企业的销售人员提供客户的信用信息、产品的订货情况以及产品的销售情况和获利情况，指导企业生产经营活动顺利进行，提高企业的客户服务水平，使企业的市场适应能力加强，始终能在竞争中保持优势地位。
销售管理子系统与库存、成本、应收账管理和生产等子系统有着紧密的联系，关系如下图所示：
应收账款
成本^^文档
概要的说，销售的产品从成品库中发出，销售成本及利润由成本会计核算，销售产品的应收账款由收账管理来结算，销售订
单（合同）为生产提供了各类产品的计划数据。
三、销售管理系统的广泛应用
近年来，我国的集团企业正在迅速发展壮大，在面临着来自国内外的巨大压力和挑战的情况下，集团企业需要能及时掌握整个集团的经营和财务情况，进行科学的分析，并及时、准确做出有关决策--而这一切都围绕着传统的销售是难以实现的。这必须领先网络技术、条码技术、IC卡技术建立集团企业的销售系统，利用计算机技术来帮助集团掌握和分析经营状况、提高日常工作效率和经营决策效率，从而增强竞争能力，这已成为大家的共识。
大型国际化企业--海尔集团与吉林理工大学利用ERP技术开发功能强大的分销系统，实现了青岛总部与全国四十二个子公司在采购、生产、销售、财务、决策等不同部门的工作进行有效整合。准确反映各种动态信息，提高企业的财务效率及对市场反映的灵活性。这套系统的应用使集团公司的异域管理更加方便，母公司财务部门可以随时解读子公司的报表系统、账务系统及分析系统等会计^^文档。而且，由于在整个集团的范围内调度资金是一瞬间的事，这将极大提高资金使用效率，抵御外汇风险，使暂时闲置的资金能够随时找到用武之地；生产部门可根据全国四十二个子公司的销售及库存情况加以汇总，并针对于不同区域、不同人文环境进行细化分析，合理制定生产计划，真正实现了“零库存”。
新疆天山毛纺织股份有限公司是一家上市公司，在全国设有400多家分公司、办事处和专卖店，生产经营数千种毛纺产品。过去很难及时掌握每一个专卖店的销售和库存情况。通过实施ERP工程，实现了财务和业务管理的统一，及时掌握各分公司、办事处和专卖店当天的销售情况，销售数据准确率由40%左右提高到95%，系统可以管理到最低层的销售终端，使各级配货人员可根据各地的库存情况进行调货，减少了产品积压，存货降低69%，库房账面与实物达到了99%的准确率，仅产成品库存积压就减少1.6亿元，每年仅节约财务费用就高达800多万元，带来的综合经济效益超过了2000万元。
总之，信息技术的运用给企业经营管理带来了崭新的面貌和生机，而销售管理子系统在代替了传统的手工操作中起到了巨大的作用。它不仅应用于商业，同时也在医药、银行、证券、保险等领域中发挥着重要作用。而销售管理信息系统能根据收集到的，并能输入存储到计算机内的销售市场信息，以及历年的销售业绩数据，掌握市场变化及产品销售情况，为销售预测和销售决策，为销售业务部门的工作业绩进行考核，为及时、准确地掌握各项经营业务的情况提供必要的信息，从而为企业迈向电子商务打下坚实的基础。
四、综述
IT技术的飞速发展，Internet技术的广泛应用，会使企业所处的商业环境发生根本性变化。要使我国的信息化工作能够健康的发展，我们还必须从理论上和实践上进行认真的探讨。我们认为，在当今的中小企业，一般应具有产品开发、生产、销售、服务的能力，为此企业都设有相应的机构，以管理各个环节的业务。在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，因而功能日益强大的销售管理系统在企业生产经营中将发挥着举足轻重的作用，它必将带动企业销售管理由粗放式（感性）向精细化（理性）发展，它也是企业是否具有竞争力的关键因素。因而，更深层次地探讨和改进销售系统与其它子系统有机地联系起来，组成一个既相互联系又相互独立的大系统，实现信息资源的传递和共享，从而形成一个完整的信息系统，来提高企业管理水平、参与国际市场竞争有着长远意义。
参 考 文 献
[1] 《中国会计电算化》 出版：中国会计电算化杂志社
[2] 《计算机会计学》 出版：中国人民大学出版社
[3] 《ERP 原理·设计·实施》出版：电子工业出版社
