网络在企业档案管理中的应用(一)

网络在企业档案管理中的应用

如今已经步入了网络时代，网络覆盖范围越来越广泛，人们的日常生活已经离不开网络，各行各业的发展都与网络有着密不可分的关联。网络技术在企业档案管理工作中的有效运用给档案管理工作带来了更好的发展，让档案管理工作更加智能化、科学化。企业档案管理是一项复杂的工作，通过对各种档案进行收集与整理，形成系统的^论文库，为管理者查阅^论文提供便利。传统的档案管理模式主要是通过人工对档案进行整理，存在速度慢、误差大、效率低的缺点。随着我国科技的不断提升，利用网络技术对企业档案进行管理逐渐成为新形势，在降低管理难度的同时也提高了管理效率，因此，运用计算机网络技术对企业档案进行管理是大势所趋。但是在网络给企业档案管理带来诸多好处的同时，我们也不得不防范网络技术的应用给企业档案管理工作带来的风险，合理利用网络才能让企业档案管理工作在网络环境下更好地发展。

一、网络在企业档案管理中应用的积极作用

（一）档案管理工作更加智能化

传统的档案管理工作需要依靠大量的人工来完成，从事档案管理的工作人员不仅需要有足够的耐心、细心和责任心来整理和保管企业大量的档案^论文，对其自身素质的要求还比较高，他们需要依靠记忆力来查找^论文，这种管理方式不够智能，对工作人员要求高。但是在网络背景下，很多传统档案管理工作中需要依靠人力完成的工作都能通过网络技术来实现。比如，在大量的档案数据库中快速查找一个人的档案，可以直接搜索，比之前查找纸质材料节省时问与人力。除此之外，档案的信息化管理所带来的便利还有很多，减轻了工作人员的工作量，让档案管理工作变得智能化。

（二）提高了档案信息的利用价值

在传统的档案管理工作中，档案都是以纸张的方式存储，无法实现对其中有用信息的检索、分析、处理等，档案信息的利用率和利用价值比较低。但是在网络环境下，企业档案信息的利用价值就大大提高。比如，当企业想要对在职员工的综合教学素质能力进行分析的时候，可以把档案库中有用的各项指标单独列出来进行分析，该名员工的长短项通过分析一目了然。网络背景之下，大数据技术、云计算、数字化管理、数据挖掘等先进的技术都应运而生，这些现代化的技术让企业档案信息的利用率和价值都得到了充分发挥，能够有效促进企业档案管理工作的开展。

二、网络在企业档案管理中的应用方法

（一）网络传送档案信息

在网络的作用下，企业各部门之间传送档案无需再亲手交付，而是直接将网络文件发送即可，对方能快速地接收到文件并进行相应的处理，最终录入档案信息库。当需要查询某一个档案时，计算机能够将全部信息进行智能检索，根据关键词提取相关档案，档案信息在网络的作用下能够快速地传输。另外，每个人都能够通过网络搜索到信息库的相关文件，并进行在线阅读与应用，为获取信息资源提供了便利。

（二）自动管理档案

人工输入档案的基木信息和数据后，计算机系统能够对信息进行智能检测，分析数据并得出科学的结论，能够自动地对档案进行编号、关键词提取、文件压缩等操作。计算机系统对档案进行分类，通过提取关键字的方式将档案信息进行系统的整理，能够完整地保存文字、图像、视频等^论文，使档案分类简洁明了，便于快速查找。计算机系统对档案进行自动化管理，大大提高了档案的管理效率。

（三）对档案进行数字化管理

将企业档案进行纸质版转为电子版工作，使档案信息能够以数字化形式展现，档案的收集、管理、分享等操作全部在计算机上进行。将信息资源数字化处理，大大提高了档案管理的效率，相关部门通过搜索就能调取相关档案。数字化管理模式，使各部门能够自行对档案进行有效的管理，简化了管理流程，同时减轻了电子档案室管理人员的工作难度。