ERP系统加强销售业务内控管理的功能介绍
目前内控管理存在的问题
ERP深化应用的发展方向
内控制度与ERP的结合方向
内 容 摘 要
自内控管理工作开展以来，ERP系统已然成为规范企业经营行为、促进精细管理、提升管控能力的重要技术手段，与此同时内控工作的开展也促进了ERP系统功能的不断提升，推动了规章制度的有效执行，ERP系统已成为企业经营管理的核心平台，在企业经营管理中发挥着重要作用。因此，如何深化ERP系统应用，将内控制度和ERP运行更好地结合，使ERP系统在内控管理中发挥更大作用，是今后需要解决的重要问题。
浅谈中石化企业内控管理与ERP深化应用的结合
ERP系统加强销售业务内控管理的功能介绍
按照内控销售流程要求，ERP系统要对销售计划、客户及信用管理、销售价格、开票收款、油库发货、财务记账及催收账款等重要环节实施严格控制，平衡和制约不相容岗位间的工作处理权限。
销售计划控制。按照标准配置，ERP通过产品分配功能反映销售计划，通过定量或定额合同功能控制合同客户销售进度，订单数量不能超过系统当期的产品分配数量，同时，系统控制发票及外向发货单数量不能大于订单数量。系统通过用户权限配置，可以使企业计划管理人员拥有合同维护功能，开票员拥有创建销售订单和发票的权限，收款员拥有发货权限。
客户和信用控制。主要包括客户准入和信用管理两个方面，ERP对客户准入实施三个环节的控制：一是在ERP系统中依据新增客户准入门槛，设置客户基础数据必填字段，如单位全称、工商登记号、税码、开户行、开票类型、统计指标等，工商登记号与税务登记号可以设置唯一性识别，系统不允许重复创建同一个客户的主数据，由业务管理部门参照客户管理办法和内控制度要求对客户资质进行审查；二是资质审查通过后，主数据管理员向总部标准化编码网站上传客户开户^^文档，提报新增ERP客户编码申请；三是ERP客户信息录入分基本视图录入和扩展视图录入两部分，分别由总部和企业单独完成，总部编码网站通过接口将客户^^文档导入ERP生成客户基本视图和客户编码，主数据管理员感觉客户编码在系统维护扩展视图信息后，才能真正实现企业与客户的购销业务，这种方式保证了进入ERP系统的客户信息公开、透明。ERP系统启用客户信用管理，可以将不同客户设置为高、中、低三种风险级别，如设置为高风险，当客户超信贷额度或超时限时，系统立即冻结销售订单，开票员无法进行发货和开票等后续流程，客户缴纳超信贷货款或申请延长信用合同后才能有信用管理员释放订单，有效降低了销售货款回收的风险。
价格控制。按照内控要求，ERP在系统中采用以下方法对价格管理进行控制，一是将销售订单基准价格设置为不可修改状态，且调整基准价格的条件类型设置为正值，开票员无权在订单中调整价格。二是低于基准价格销售时，必须通过线外传真方式报送价格审批单，经相关部门审批后，由财务部门价格主数据管理人员在规定时限呢逐笔维护价格主数据，并冻结前期价格，整个过程可控，但在业务繁忙时期，客户等待时间较长，维护效率较低。
销售开票。一是自动拷贝价格。在ERP系统中正确配置发票的项目类别和定价类型，在ERP系统开票时，从订单中自动带入油品的含税价格，且不可修改。二是与金税集成。通过接口程序，实现ERP发票数据导入导出功能，在金税系统直接打印增值税发票。但从实际使用情况看，文本的导入导出操作较为复杂，操作人员容易出错，且接口功能相对简单，发票的拆分合并缺乏纠错机制，也不能实现发票开票与打印情况的核对分析。
财务收款结算。一是款到开单，ERP系统设置了现金订单流程，对于现金业务，收款员必须根据客户到款凭证，在系统中做预收款后才能维护订单。二是自动过账，ERP系统配置了销售开票自动过账的总账科目，在开票时自动生成会计凭证，确保收入被正确的记入总账。三是“三流合一”。在财务清帐和盘点环节，可以充分显现ERP系统资金流、信息流、物流“无缝集成、三流合一”的特点，ERP系统可自动核对内、外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，并把异常情况及时提交给财务部门进行核对，如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售收入相符，库存变动是否与生产部门实际的出入库情况相符以及通过对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符等。
发货控制。一是数量控制，除限定发货数量不能大于订单的计划量外，还可设定发货容差，进一步控制发货数量。二是发运方式、地点、移动类型控制，在外向交货单中可以限定油品的发运方式，如公路运输、铁路运输或管道运输；可以限制提货地点，不同逻辑油库的操作人员在ERP中的实物发货权限无交叉，还可以限制移动类型，开票岗位只能对所有权油品发货，实现了内控管理对各种类型发货权限的控制要求。
不相容岗位设计。内控制度权限指引中明确了部分岗位的权限划分，企业又从内控企业流程描述中归纳出其他不相容岗位清单和ERP不相容角色矩阵，以此为指导设计和规范ERP系统的用户权限。
通过上述几项功能设置，ERP在强化内控管理上主要取得了两个方面的效果：一世提高了控制效率。在内控管理的相互牵制、核对、检查监督等重要措施实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作，信息处理工作量非常大，利用ERP手段进行流程隔离和控制点分制，提高了工作效率，降低了管理成本，较好的解决了这些问题。二是限制了主观因素。实施ERP后一切以系统规范的标准进行操作，一切操作均会在系统中留下痕迹，只能按系统出具的数据说话，使得控制人或检查人碍于人情而丧失原则的情况大为减少。当系统中出现不规范操作时，ERP会及时进行提醒，必要时冻结权限、分离角色或关闭流程，有效控制了经营风险。
目前内控管理存在的问题
随着市场竞争的日益激烈，成品油经营业务开展贴近市场、面向客户、灵活高效的特点日益明显，ERP系统作为企业经营管理的核心平台，工作流程化、自动化、程序化已经是大势所趋，尤其是沿海地区的企业高度重视信息技术的支撑作用，敢于突破、勇于探索，投入了大量人力、物力和财力，对ERP进行了流程重组和再造，业务流程实现全过程在线管理。随着ERP持续的深化应用，管理和技术两条腿走路的问题日趋明显，内控的与时俱进就显得尤为迫切。总体来看，虽然在两者的结合工作上做了不少努力，但我们的ERP系统与内控制度结合的紧密程度仍有待进一步提高，内控要求的一些控制点还没有在ERP中实现，或者需要随着ERP的提升进行匹配修订，而ERP本身提供的很多强大功能也受制于内的约束，没有得到充分挖掘。
如内控中对价格管理的规定：“ERP基准价格不允许修改”，这一项应该说主要是针对纸质报单修改订单红线价格的传统方式，已经逐渐淘汰，在实施“订单在线审批”后，开单员可以对订单基准价格修改，单未经审批无法进行后续操作，在提高效率的同时，较好的控制了经营风险。如内控中对开票流程的规定如下：“订单、发货过账和发票三者不相容”。按照此描述，开票员可以开ERP订单和ERP发票，但不能做中间的ERP发货过账，只能将次权限分割给收款员，但是实际上没有任何管理制度、文件和岗位职责对此有具体规定，致使这种权限分离既不流畅，也不科学。按照有关规范经营行为的通知精神，对开票和收款环节要按照如下原则进行职责分离，即“维护销售订单与收款确认的职责分离，发票的保管开具与复核盖章的职责分离”。因此，ERP开票员负责ERP订单、过账和开票，收款员负责ERP预收款和发票的复核盖章，通过对资金和商品操作权限进行分割，在风险上已经得到了防控。笔者认为，对发货过账油品的权属进行岗位权限控制更为合理，即开票员只能对账面所有权油品发货过账，油库换票员只能对已售未提油品发货过账，内控修订为“订单、已售未提发货过账和发票三者不相容”更为合理。
此外，当前的内控管理也存在重检查、轻整改、冷处理、走过场的问题，往往是检查来了，大家都重视，都是救火队员，积极想方法应付、解释、补救，检查结束就又恢复原状，能推的就推，能缓的就缓，事情还是那些事情，问题还是原来的问题，没有积极推动工作向前迈进，这不符合精细化管理的要求。例如内控要求在营业网点设置开票、收款岗位，收款员必须划归财务部门，但往往因为编制不够、职责不清等原因，无法满足要求，致使风险防范工作难以落实。尤其是县片区营业厅的资金、票据管理难度大，条线职责没有理顺，日常操作难以监控到位，部分营业厅开票、收款人员明显不足，严重时甚至由客户经理直接进行开单等业务操作，严重违反不相容岗位的有关要求，应该给予高度警醒和重视。
ERP深化应用的发展方向
企业在推进ERP深化应用，争创典型企业的活动中，应始终坚持以内控制度为准绳，从经营管理实际出发，本着“在应用中完善、在完善中提升”的方针，充分挖掘信息系统的潜力，着重对日常经营风险进行分析、评价与控制，通过ERP系统流程设计和过程控制，不断优化业务流程，分离不相容岗位，堵塞经营漏洞，增强自动控制能力，以较小成本、最大限度地控制经营风险，实现“规范经营、强化监督、过程受控、管理高效”的目标。
具体来说，一世要尽量实现ERP应用对内控管理控制点的全覆盖，尤其是开单前的合同、计划管理和开单后的发票、已售未提、电子提单管理，二是尽量减少人为干预，按照“能自动不手工，能线上不线下”的原则，最大限度的实现系统间集成。要抓住ERP登高计划实施的契机，投入人力和财力，通过两至三年时间的努力，形成具有较高水准的ERP应用模式，实现ERP应用与业务管理的紧密结合，促进ERP在规范管理、提高效益等方面发挥更大作用。
可推广开票通知单系统，加强销售管理。组织开发开票通知单线上管理流程，一是将与开票流程相关的客户经理、收款员、开票员、资金管理员按不相容岗位要求纳入系统管理，满足先收款，审批后开票结算的要求，符合内控要求，二是实现在线创建开票通知单、分级审批、自动创建销售订单，将销售流程的在线管理延伸到客户经理创建开票通知单环节，实现全过程管理；三是规范送货上门收款业务、支票担保业务等流程，严格信用管理，防范经营风险。加大电子提单系统与ERP系统、油库自助发货系统的集成推广工作。一是可以初步实现“一卡通”，客户直接在发货系统刷卡验单，下位机联动发货，自动在SAP按实际发货数量记账，避免数据二次录入和手工计算，减少人为干预；二是在油库推行使用ATM自助换票机，客户提货时可以实现自助换票，方便客户操作，提高工作效率；三是可以开通电子提单短信提醒功能，对于会员卡客户，在发生购油、提货行为时，系统发送短信给客户提醒，提供业务核对手段，防范经营风险，提高客户服务水平。
内控制度与ERP的结合方向
只有实现内控制度和ERP运行的更好结合，才能使ERP系统在内控管理中发挥更大作用。在这个过程当中，我们应注意解决以下问题：
提高对ERP的重视程度，增强主体意识。要打造学习型组织、学习型团队，建立知识技能型员工队伍，深刻领悟内控的必要性，就必须以推进ERP深化应用程度为抓手，提升综合素质和科学管理水平。领导干部要带头应用ERP，改变以往界面不友好、操作复杂、功能不完善等认识误区，从“要我用”转变为“我要用”，只有在省级公司层面推动中高层干部使用ERP，才能强化应用主体意识，强化职权集中与分离的概念，形成按照规矩办事，按制度执行、按照流程操作的跨部门协作氛围。要强化内控与ERP技术人员、管理人员的交流互动，形成定期协商的长效机制，促进企业整体信息化水平、内控水平的逐年提高。只有这样，ERP深化应用程度才会更加深入，基础管理工作才会继续推动，内控管理也才会继续推动，内控管理也才会更加符合公司业务发展目标。
细化内控管理流程，提高ERP可操作性。现行内控制度中对各业务流程的描述还不够详细，需要对不同板块、不同类型的企业进行细分，尤其是对ERP操作部分更要明确具体操作方式。例如，一些后期开发的线上审批程序，如价格审批，是否还需要保留纸质审批文档；系统中如何划分营销和财务部门价格管理员的操作职责，如何保留审批痕迹，其他线上审批程序与内控嵌入的标准配置功能之间能否起到同样的风险防控作用，是否可以替代原设置标准，对系统预收款操作是否有具体监控方法、信用风险等级能否分类设置，确保非信用客户不需要维护有效期等等，这些问题都需要进一步明确和细化。
细分不相容岗位权限，提高权限管理水平。ERP系统主要采用角色值分配的方式控制每个用户的操作权限，这种方式对权限的控制非常严格，非常适用于内控制度不相容岗位间的权限划分，但是目前内控制度中并没有给出具体的不相容岗位的设置要求，各企业仅凭自己对内控的理解和工作实际编制不相容岗位清单和ERP角色矩阵，标准不统一，容易出现管理漏洞，下一步应对不相容岗位的权限设计进行规范，出台统一标准。
总之，ERP系统可以在提高经营质量、提升管理水平、防范经营风险以及保障内控制度执行等方面发挥重要作用。但是，信息技术不是万能的，并非所有的控制目标都能量化，也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟，仅凭ERP系统是无法保证内控制度的落实。ERP系统能否真正发挥作用，取决于企业管理层的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等因素，只有将管理思想与信息技术完美结合，才是实现企业内控真正有效的渠道。
参 考 文 献
1、美威廉斯著，冯锦锋等译《SAPR3销售与分销/ERP技术丛书》，机械工业出版社，2002年。
2、中国石化内控手册-2012年版
